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Tipps für eine gelungene Videokonferenz

Gerade in Zeiten der Corona-Krise setzen viele Unternehmen bei der Abstimmung mit ihren Mitarbeitern auf Videokonferenzen. So kann der direkte Kontakt vor Ort vermieden werden, aber ein persönlicher Austausch ist trotzdem möglich. Dr. Merle Fuchs vom TechnologieContor in Gera gibt einige Tipps, die bei einer Videokonferenz beachtet werden sollten:

 

1. Sich selbst ins beste Licht rücken

Seien Sie darauf vorbereitet, dass bei einem virtuellen Meeting zumindest zu Beginn zur Begrüßung kurz die Kamera eingeschaltet wird. Wichtig dabei:

  • Angemessene und professionelle Kleidung: Kein Freizeitlook und ungepflegtes Aussehen
  • Ansprechender Standort: Mit guter Beleuchtung und passendem Hintergrund lenken Sie ihre Geschäftspartner nicht ab, senden aber dennoch wichtige Signale.
  • Richtige Kameraposition auf "Augenhöhe"

2. Guter Ton

Eine Überprüfung des Tons vor der eigentlichen Videokonferenz ist essentiell. Für eine bessere Übertragungsqualität ist empfohlen, ein Headset zu verwenden. Videokonferenz-Software schaltet in der Regel immer nur einen Sprecher frei – daher sollte man den Gegenüber immer ausreden lassen. Gegebenenfalls kann über ein „virtuelles Handzeichen“ Sprechfreigabe beim Konferenzleiter erbittet werden.

 

3. Pünktlichkeit

Um einen pünktlichen Start der Videokonferenz sicherzustellen, machen Sie sich rechtzeitig mit allen Funktionen der jeweiligen Konferenzsoftware inkl. Frei- und Abschaltung von Kamera, Mikrofon, Funktionen wie Screen Split oder Chat vertraut.

 

Auch eine "perfekte Vorbereitung" kann nicht verhindern, dass während einer Videokonferenz Probleme auftreten. Daher bereiten Sie wichtige Präsentationen so vor, dass Sie auch ohne die volle Funktionalität der Konferenzsoftware alles „rüberbringen“ können:

 

1. Ausfall von Screen Split, aber funktionsfähige Kamera:

Alle wichtigen Abbildungen als Ausdruck parat haben: Wenn Sie Ihre Schaubilder oder Graphen in die Kamera halten und „von Hand“ erklären können, werden Sie ob Ihrer Souveränität und Ihrer Professionalität großen Eindruck hinterlassen

 

2. Geringe Datenübertragungsrate:

Alle unnötigen Datenquellen herunterfahren, z.B. Videos, Mikros der Zuhörer ausschalten.

 

3. Ausfall der Datenübertragung oder technischer Defekt:

Alle notwendigen Unterlagen/Bilder, die während der Konferenz ausgetauscht werden sollten, können in einer vorbereiteten E-Mail-Datei (bereits versehen mit Adressen aller Teilnehmer) parat gehalten werden, um so alle Informationen auf Knopfdruck verschicken zu können. Auch eine Telefonkonferenz kann Abhilfe verschaffen.

 

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